Avere Data Certa vuol dire avere la sicurezza assoluta che un certo documento sia stato preparato o firmato in uno specifico giorno.

In pratica si tratta di apporre al tuo documento un tradizionale timbro a calendario oppure di apporre un sigillo digitale.

Ovviamente il timbro (tradizionale o digitale) non te lo puoi fare da solo ed in questo articolo ti spiego come ottenere la data certa e perché è così importante in campo fiscale.


Data Certa con il sistema tradizionale

Prima dell’avvento di internet gli unici modi per avere la data certa su un documento erano quelli di rivolgersi ad un Notaio, in Agenzia Entrate oppure alle Poste.

Tramite il Notaio è possibile ottenere un’autentica di firma su un qualsiasi documento ed il Notaio certifica le generalità della persona, il luogo ed ovviamente la data.

In questo modo è il Notaio stesso che garantisce la data certa sul documento, tuttavia questa soluzione può risultare un po’ dispendiosa.

Una seconda soluzione è quella di sottoporre il documento a registrazione presso l’Agenzia delle Entrate, la quale te lo restituisce con un timbro.

Da questo timbro risultano tutti gli estremi della registrazione (compresa la data) e questo conferisce data certa al documento.

Anche in questo caso è necessario fare i conti con il portafoglio perché è meglio evitare di spendere 200 euro di imposta di registro.

Un terzo modo è quello di utilizzare il servizio postale.

Fino al 31 marzo 2016 le poste effettuavano il “servizio data certa”, ovvero era sufficiente recarsi alle poste con un francobollo e farlo annullare con il timbro a calendario.

Questo servizio era particolarmente economico perché l’unico costo del servizio data certa era quello di un francobollo di posta ordinaria.

Purtroppo dal 1° aprile 2016 le poste non offrono più questo servizio pertanto rimane solamente l’opzione della Raccomandata.


Data Certa con la raccomandata

La semplice spedizione della raccomandata non attribuisce certezza sul contenuto della busta pertanto è necessario porre attenzione ad inviare un plico raccomandato.

Il plico raccomandato consiste nello spedire il documento ripiegato su se stesso in modo da poter indicare nella parte esterna del documento i dati del mittente e del destinatario.

Una volta piegato su se stesso il documento lo puoi chiudere ai lati con dei punti metallici ed in questo questo modo è lo stesso documento che funziona da busta.

Dopo che avrai consegnato il plico raccomandato all’ufficio postale il funzionario ci appone il timbro per la spedizione ed in questo modo avrai la data certa.

Il timbro postale con la data sarà nella parte esterna del foglio mentre il contenuto sarà nella parte interna.

Nel caso di un contratto di più pagine io adotto la soluzione di stampare in formato A3 in modo di avere una sorta di “foglio protocollo”.

In questo modo riesco a gestire fino a tre facciate in A4 e mi rimane libera la quarta di copertina per raccogliere il timbro postale


Data Certa con la PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è una tecnologia applicata ad un normale messaggio di posta elettronica che restituisce certezza su data ed ora dell’invio e della ricezione.

Per ottenere la ricevuta di consegna è necessario che il messaggio sia spedito tra due caselle PEC.

Se invece il mittente ha una PEC ed il destinatario ha un indirizzo normale c’è solo la ricevuta di invio e non quella di ricezione.

Di base la PEC garantisce solamente che un dato messaggio è stato spedito e ricevuto in una determinata data, quindi senza dare certezza del contenuto del messaggio.

Alcuni servizi PEC consentono di avere una certificazione del contenuto del messaggio offrendo un servizio più completo.

In questo modo possiamo ottenere la data certa sia solo sulla busta (elettronica) sia sul contenuto del messaggio interno.


Data Certa con la Marca Temporale

In alcuni casi dobbiamo apporre la data certa ad un documento formato in modo tradizionale, ovvero su carta stampata quindi la PEC spesso non è la soluzione più idonea.

Infatti con la PEC abbiamo solo la garanzia del contenuto del messaggio e la garanzia della presenza degli allegati, tuttavia non c’è alcuna garanzia sul contenuto degli allegati stessi.

Se abbiamo necessità di dare data certa ad un documento tradizionale abbiamo una valida alternativa con la Marca Temporale.

In pratica basta fare una scansione digitale del documento cartaceo per ottenere un file in formato PDF da sottoporre a marcatura temporale.

In genere il software per aggiungere la marca temporale al nostro file PDF è lo stesso che usiamo per la firma digitale.

È sufficiente acquistare la marca temporale (digitale) ad “appiccicarla” al file PDF così come attaccheresti un normale francobollo ad una cartolina.

L’unica differenza con un francobollo è che la marca temporale non si acquista dal tabaccaio bensì da un fornitore digitale appositamente certificato.

Con una semplice ricerca su internet ne puoi trovare più di uno e con costi veramente contenuti, ovvero da meno di un euro a pochi centesimi a seconda del numero di marche temporali che acquisti.


Data Certa: PEC, Raccomandata o Marca Temporale
?

Dal momento che tutti e tre i sistemi ti portano ad ottenere lo stesso risultato puoi scegliere quello che preferisci a seconda della tua facilità nell’uso degli strumenti informatici.

In ogni caso personalmente scarto sempre PEC e Raccomandata e uso solo la Marca Temporale per due semplici motivi.

Il primo motivo è che usando la Marca Temporale non è necessario spedire alcuna comunicazione a nessuno.

Con la Marca Temporale posso generare il mio documento Data Certa senza che il file esca di casa, ovvero con la massima riservatezza.

Inoltre con la Marca Temporale ho maggiori garanzie di Legge perché è espressamente prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

L’articolo 20 del CAD stabilisce infatti che “la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale”.

Detto in altre parole questa data certa mi consente di viaggiare sul velluto proprio perché

la marcatura temporale è stata creata proprio per questo unico scopo preciso: attribuire data certa (legale) ad un determinato documento.

Il secondo motivo per il quale preferisco questo sistema è che si adatta molto bene a qualsiasi documento di qualsiasi lunghezza.

Se ho un documento cartaceo tradizionale, magari di molte pagine, potrebbe risultare scomodo inviarlo per raccomandata tradizionale.

Inoltre con le poste c’è un sempre un minimo rischio di perdere la raccomandata (mi è già successo) e con la marca temporale non hai questo problema.

Pertanto con la Marca Temporale è sufficiente scaricare il software (gratuito) ed acquistare la marca temporale (pochi spiccioli).

Senza muoverti dalla scrivania di casa ottieni il tuo documento con data certa con valore legale garantito.


Data Certa & Fisco

Avere un documento con data certa è assolutamente importante in campo legale e (soprattutto) in ambito fiscale.

Infatti ti può capitare di dover dimostrare l’esistenza di un atto oppure di un verbale come ad esempio nel caso del TFM amministratori.

In questo caso dedicare una manciata di minuti per apporre la Marca Temporale:

Avere la data certa ti può salvare da qualche grosso grattacapo durante eventuali controlli.

Inoltre ti può evitare contestazioni sull’esistenza di un contratto dal quale può dipendere una causa con un cliente/fornitore oppure ancora una volta una contestazione con il Fisco.

Quindi il mio consiglio è di valutare seriamente di proteggere i tuoi documenti con la data certa perché, se un giorno ti dovessero servire, ne apprezzerai l’utilità.

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