Controllo di Gestione per chi non ha tempo da perdere

Il Controllo di Gestione ti richiede spesso molto tempo, specie nella fase di raccolta e sistemazione dei dati che è un’attività decisamente tanto noiosa quanto faticosa.

Nel corso degli anni ho imparato che gli imprenditori si annoiano facilmente, specie quando si tratta di maneggiare numeri e tabelle di excel.

Pertanto ho sempre improntato le procedure nella direzione della semplicità perché

è meglio fatto che perfetto

L’articolo di oggi ti racconta come arrivare ad ottenere il file excel del Controllo di Gestione, specie se non hai tempo da perdere

Nel lontano 1972 a Milano, nel mentre preparava un Cocktail “Negroni”, Mirko Stocchetto mise nel bicchiere lo spumante al posto GIN e non si sa bene se per errore oppure perché aveva effettivamente terminato le scorte di GIN.

Il cliente se ne accorse immediatamente e, invece che rimandare al mittente il bicchiere, disse che andava bene così perché lo spumante rendeva meno amaro il Negroni originale.

Questo errore venne poi trasformato in un nuovo cocktail con il nome di “Negroni Sbagliato” e divenne un marchio di fabbrica dello storico Bar Basso al punto che nei migliori bar puoi chiedere semplicemente uno “sbagliato” alludendo al negroni con lo spumante.

Ti ho raccontato questa piccola storia perché (a volte) ci dobbiamo prendere il lusso di provare nuove direzioni.

Una di queste nuove strade che ho percorso negli ultimi anni è quella di cambiare alcuni componenti dell’analisi aziendale con l’obiettivo di trovare strade più semplici.

La teoria accademica dice che il tuo controllo di gestione deve avere l’analisi economica “per competenza” e l’analisi finanziaria “per cassa“.

In altre parole devi considerare i costi e ricavi in base al loro periodo di competenza e considerare in modo separato le entrate ed uscite in base a quando avvengono.

Ti faccio un esempio per chiarire meglio il concetto: immagina di ordinare la merce da un fornitore e di concordare un pagamento a 60 giorni.

Nel momento in cui ti arriva la merce e la relativa fattura c’è il momento economico, ovvero quando si verifica il costo da annotare nel prospetto del controllo economico.

Dopo 60 giorni ci sarà l’uscita del denaro, ovvero la manifestazione finanziaria della medesima operazione.

Quindi devi praticamente fare il lavoro di annotare l’operazione due volte e questo va nella direzione opposta rispetto al mio desiderio di fare le cose semplici.

Nella mia versione del Controllo di Gestione “sbagliato” ho deciso di mischiare il principio di cassa con quello di competenza e nelle prossime righe vedrai che va bene così.

La semplificazione che ti propongo si poggia su due principi cardine che tutti i miei clienti adottano:

1️⃣ Se hai ordinato qualcosa da un fornitore sono certo che lo pagherai, ovvero che sei una persona corretta che non accampa scuse del cavolo;

2️⃣ Se hai consegnato qualcosa ad un cliente è realmente una vendita solo quando arriva il bonifico, altrimenti ho solo una rogna da passare al legale.

Questi due principi mi portano ad utilizzare il principio di cassa per le vendite ed il principio di competenza per gli acquisti, ovvero:

considero le vendite solo quando le incasso realmente e annoto gli acquisti quando li faccio, indipendentemente dal pagamento.

La diretta conseguenza è che il mio sistema di Controllo di Gestione ti restituisce un risultato più veritiero ed in metà del tempo.

In pratica non devi più tenere due prospetti separati (quello economico e quello finanziario) perché stai considerando le entrate effettive al netto delle uscite, comprese quelle non ancora avvenute.

Sicuramente è un risultato “sbagliato” perché è probabile che i soldi che hai effettivamente prodotto in quel periodo siano anche superiori ai numeri che risultano dal prospetto.

Tuttavia il risultato sbagliato è in realtà più “giusto” perché ti mostra solamente i soldi che effettivamente puoi utilizzare, visto che una parte li devi accantonare per fare i pagamenti futuri.

Infatti sono sicuro che tu voglia pagare i tuoi fornitori e se metti già da parte il denaro necessario allora li puoi considerare come già pagati e questo ti semplifica tutti i conteggi.

Una seconda semplificazione che ho introdotto è quella di eliminare i conteggi dell’IVA dal prospetto perché (anche in questo caso) ti porterò a sbagliare per fare giusto.

Normalmente l’IVA periodica che versi all’erario è data dalla differenza dell’IVA a credito sui fornitori con quella a debito sulle vendite.

Se nel tuo prospetto del controllo di gestione vai ad inserire le fatture di vendita al netto dell’IVA e le fatture dei fornitori al lordo dell’IVA ottieni una grande semplificazione.

Infatti potrai smettere di tener conto del versamenti IVA (mensili o trimestrali) perché l’avrai già considerata nei tuoi conteggi.

Tra l’altro l’importo da versare sarà sempre inferiore rispetto a quello accantonato nel file del controllo di gestione e questo ti permette di costruire un po’ di margine che non fa mai male.

Giunti a questo punto entriamo nel vivo della questione e prepariamoci a compilare un foglio di calcolo (tipo excel) che possiamo chiamare semplicemente “controllo di gestione“.

Ti consiglio di iniziare con l’analisi dei 2 anni precedenti e proseguire con la previsione dei prossimi 6/12 mesi.

Il foglio di excel andrà preparato mettendo nelle colonne i vari periodi e nelle righe le varie voci di entrata e poi quelle relative alle spese.

Noterai che ho usato la parola “entrate” al posto di ricavi e poi ho usato la parola spese invece di costi e questo per essere allineato al principio misto di cassa/competenza che ti ho descritto prima.

A questo punto passiamo in rassegna le voci dei bilanci del 2023/2024 per  depennare le voci che non hanno una corrispondente uscita monetaria come ad esempio gli ammortamenti, l’accantonamento TFM e via dicendo.

Poi andiamo a trasferire la voce degli incassi ricordandoci di controllare il totale dei clienti ad inizio ed alla fine del periodo.

Se il totale dei crediti verso clienti è aumentato vuol dire che manca l’incasso di una parte del fatturato, quindi dovrai diminuire l’importo.

Siamo ora giunti al cuore del sistema e dobbiamo dividere i costi fissi da quelli variabili.

I costi sono “fissi” quando rimangono tali anche se il nostro fatturato cresce oppure diminuisce.

Un esempio di costo fisso può essere l’affitto degli uffici oppure del capannone, le assicurazioni, le spese di manutenzione dei macchinari e via così.

Un altro costo assolutamente FISSO è il costo del personale.

So bene che stai pensando che il costo del personale potrebbe variare perché è chiaro che, se raddoppi il fatturato, allora è probabile che tu debba assumere nuova forza lavoro.

La questione è differente perché devi considerare delle piccole oppure micro variazioni di fatturato, quindi te lo dico di nuovo:

il costo del personale è un costo FISSO

Nella singola unità di tempo (e di costo) il personale può vendere leggermente di più oppure leggermente di meno a seconda di fattori che non hanno nulla a che vedere con il costo del personale.

In quel dato momento il tuo cliente potrebbe (ad esempio) ordinare una minima quantità di prodotto in più (o in meno) senza incidere sul costo del lavoro.

Se tu invece avessi un aumento considerevole di fatturato allora semplicemente ti troveresti su un nuovo livello aziendale e l’analisi andrebbe fatta da zero.

Tutto ciò che non è costo fisso sarà (al contrario) un costo “variabile” ovvero che aumenta o diminuisce in modo lineare al fatturato.

Chiarito cosa sono i costi fissi rimangono da conteggiare gli altri costi, ovvero quelli variabili.

Inizia a riportare i dati nella tabella partendo dalle entrate e subito sotto annota i costi variabili tenendo le righe ben distinte e poi segna i totali di entrambe le categorie.

La differenza tra entrate e costi variabili è il tuo Margine di contribuzione, ovvero la quota di profitto al netto dei costi variabili.

Si tratta di un importo numerico che ti dice esattamente quanto stai “marginando” sulle vendite, ovvero l’importo che ti rimane disponibile per andare a pagare i costi fissi di struttura.

In questo momento è utile calcolare questo importo anche come rapporto percentuale.

Ti basterà prendere l’importo del margine e dividerlo per la cifra delle entrate ed avrai trovato il tuo “margine di contribuzione“.

Prosegui con lo schema andando ad aggiungere nelle righe successive tutti i costi fissi di cui abbiamo parlato poco sopra.

Una volta che hai ottenuto il totale dei costi fissi puoi dividerlo per la il margine di contribuzione (percentuale) ed otterrai il punto di pareggio, ovvero il break-even-point.

L’importo che risulta da questa operazione ci indica l‘incasso minimo che l’azienda deve fare per essere certa di pagare i costi fissi di struttura.

Giunti a questo punto togliamo dal margine di contribuzione il totale dei costi fissi e troviamo il margine operativo lordo.

Il consiglio che fornisco a tutti i clienti è quello di accantonare un importo per le tasse pari ad almeno il 30% del risultato.

Se non hai mai fatto pianificazione fiscale in modo serio è probabile che per te questo importo possa essere anche più elevato e le valutazioni sulle tasse vanno fatte caso per caso.

L’importo netto che avrai ottenuto corrisponde al flusso di cassa generato nel periodo esaminato.

Corrisponde al denaro generato dalla gestione caratteristica e può essere utile inserire nelle ultime righe anche l’importo dei prelievi dell’imprenditore sia per ragioni personali sia per la restituzione di debiti.

Tieni presente che i risultati possono avere sia il segno positivo che quello negativo.

Nel primo caso stai producendo denaro e nel secondo caso stai bruciando denaro con la diretta conseguenza che devi immetterne di tuo altrimenti finisci per indebitarti.

Se ti serve aiuto per far quadrare i conti allora usa l’apposito modulo di contatto.

A presto
MT