La gestione finanziaria è una delle sfide più complesse per gli imprenditori delle PMI italiane.

Pianificare entrate e uscite in modo strategico è fondamentale per garantire la sostenibilità e la crescita dell’impresa.

Eppure, molti imprenditori trascurano l’importanza di un budget ben strutturato, limitandosi a una gestione reattiva delle finanze.

Se ti stai chiedendo come fare un budget allora questo articolo è pensato per te: contiene i passaggi principali per impostare un piano finanziario realistico e monitorare le spese, fornendo risorse pratiche e consigli utili.

Come fare un Budget e perché è cruciale per il tuo business

Un budget è uno strumento di pianificazione finanziaria che permette di stimare entrate e spese in un periodo definito, solitamente mensile o annuale.

Non si tratta solamente di un foglio di Excel con tanti numeri ma è una bussola strategica che aiuta a prendere decisioni basate su dati concreti.

Ecco una sintesi dei motivi per i quali devi fare un budget:

  • Controllo finanziario: un budget chiaro ti permette di sapere dove finiscono i tuoi soldi e dove puoi risparmiare
  • Evitare le crisi di liquidità: prevedere le spese ti evita problemi legati a mancanza di fondi per fronteggiare le spese correnti.
  • Pianificazione degli investimenti: aiuta a identificare le risorse disponibili per iniziative strategiche e di investimento.
  • Monitoraggio delle performance: confrontare il budget con i dati reali ti aiuta a valutare l’efficacia delle scelte aziendali.

Il primo passo per fare un budget realistico è quello di raccogliere i dati finanziari degli anni precedenti e questa analisi è indispensabile per individuare tendenze, ciclicità e aree di spreco.

Come fare un Budget: i primi step

Prima di comprendere come fare un budget è importante conoscere con chiarezza quali sono i passaggi chiave di questo processo:

  1. Raccogli i dati: recupera bilanci, estratti conto, fatture e documenti contabili degli ultimi 12-24 mesi.
  2. Classifica le spese: dividi i costi fissi (affitti, stipendi, leasing, assicurazioni) da quelli variabili (materie prime, trasporti, pubblicità) e tieni separate le spese per gli investimenti
  3. Identifica le entrate: analizza le principali fonti di entrata (vendite, consulenze, ecc.), tieni separate le entrate straordinarie e verifica eventuali fluttuazioni stagionali.

L’obiettivo di questa prima fase è quello di avere una visione chiara del passato in modo da prevedere meglio il futuro così da stabilire obiettivi realistici.

Un budget efficace non è un elenco statico di numeri, ma uno strumento dinamico che supporta la strategia aziendale. Per questo è essenziale collegarlo a obiettivi chiari e misurabili.

Per fare un Budget devi definire un obiettivo

Fare per il gusto di fare porta generalmente a risultati scadenti pertanto è bene fare chiarezza sugli obiettivi e sui reali motivi che ci portano a fare questo lavoro.

Ecco subito alcuni spunti di riflessione:

  • Stabilisci priorità: chiediti sempre cosa vuoi ottenere con il budget, come ad esempio ridurre i costi, aumentare le vendite oppure lanciare nuovi prodotti.
  • Usa metriche S.M.A.R.T.: gli obiettivi devono essere Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici e Tempificati come ad esempio “Aumentare il fatturato del 10% nei prossimi tre mesi.”
  • Prevedi scenari differenziati: pianifica un budget per tre differenti situazioni ovvero uno scenario Ottimistico con una crescita delle vendite, uno scenario Realistico con un andamento stabile ed infine uno scenario Pessimistico con una diminuzione delle entrate.

Come fare un Budget Realistico

Per fare un budget realistico serve un equilibrio tra l’ambizione di veder crescere la nostra azienda e la prudenza che ti permette di evitare di sottostimare i costi o sovrastimare le entrate.

Ecco alcuni suggerimenti pratici:

  • stima delle entrate: fai riferimento ai dati storici e tieni conto di eventuali contratti già firmati o vendite ricorrenti.
  • allocazione delle risorse: dedica le risorse alle aree che generano maggiore valore per l’azienda (es. marketing o innovazione).
  • prevedere gli imprevisti: destina almeno il 10% del budget totale per gli imprevisti e le spese non pianificate
  • evitare la frammentazione: devi concentrarti su poche priorità strategiche per non disperdere risorse e concentrazione preferendo la regola del “pochi ma buoni”.

In questa fase possono sicuramente tornare utili un buon foglio di Excel oppure un software specifico per il budgeting.

Il monitoraggio e l’aggiornamento del Budget

Un budget è utile solo le tieni monitorato e lo aggiorni regolarmente.

Una volta creato il tuo primo piano finanziario sei solamente al primo passo e ciò che fa realmente la differenza è il fatto di mantenerlo allineato alla realtà quotidiana.

Il controllo andrebbe effettuato almeno ogni mese, verificando se ci sono scostamenti tra le spese previste e quelle effettive.

In caso di scostamenti è importante comprendere quali sono le ragioni che hanno portato a queste differenze perché dobbiamo imparare a fare delle stime attendibili.

Dato che sbagliare è facile (soprattutto all’inizio) è bene che tu chieda aiuto anche ai tuoi collaboratori ed agli eventuali responsabili di reparto.

Il monitoraggio regolare del Budget ti aiuta a identificare sprechi e opportunità di risparmio, migliorando la redditività complessiva e potrebbe essere l’occasione per avviare una spending-review.

Ricordati che ogni volta che il mercato cambia il tuo budget deve essere aggiornato di conseguenza pertanto prevedi delle revisioni trimestrali o semestrali per adattarti a questi cambiamenti.

Come fare un Budget: suggerimenti pratici

Ora che siamo arrivati alle fasi operative del lavoro ti voglio fornire tre spunti di tipo pratico.

1 – metodo 50/30/20

Serve per allocare in modo semplice ed efficace le risorse all’interno del budget tramite una struttura predefinita:

  • 50% per spese essenziali, ovvero per costi fissi e costi operativi.
  • 30% per progetti di crescita, ovvero Marketing, Ricerca & Sviluppo, nuove assunzioni ed investimenti in generale.
  • 20% per risparmi e imprevisti, ovvero liquidità da destinare alle emergenze ed imprevisti oppure alla riduzione dei debiti.

2 – analisi degli scostamenti

Stabilisci degli appuntamenti fissi per fare l’analisi degli scostamenti come ad esempio il primo lunedì del mese oppure l’ultimo venerdì del mese.

In questo moto hai una scadenza certa e prestabilita nella quale verificare gli eventuali errori di calcolo oppure far rientrare gli eventuali errori di previsione.

3 – usa i KPI (indicatori di Performance)

Ricordati che devi sempre calcolare e monitorare i principali indicatori delle performance del tuo business come ad esempio il margine di contribuzione oppure il cash flow operativo

Avere le idee chiare su come fare un budget è essenziale per ogni imprenditore che desideri ottimizzare la gestione finanziaria della propria azienda.

Con una pianificazione accurata ed un regolare monitoraggio il tuo budget si può trasformare in un magnifico alleato per la crescita.

Inizia oggi stesso ad analizzare i tuoi numeri e stabilisci obiettivi chiari da tradurre in un piano finanziario realistico.

Con il tempo e con l’esperienza i risultati concreti del tuo impegno arriveranno prima di quello che ti puoi aspettare.

Se hai dubbi oppure vuoi condividere la tua esperienza lascia un commento qui sotto.