Come prevedere gli imprevisti

Imprevisti: se hai un’azienda, li conosci meglio di chiunque altro.

Arrivano quando non hai tempo. Quando hai già troppe cose da fare. Quando pensavi che, per una volta, fosse tutto sotto controllo.

E invece no, qualcosa salta sempre:

• Il cliente che sembrava affidabile ti tira un pacco.
• Il corriere sbaglia la consegna oppure un server che va giù proprio il giorno della promo.
• Il collaboratore chiave si ferma per un problema di salute.

Ti ritrovi a gestire il fuoco, senza estintore.
E la domanda viene spontanea:
“Ma perché succede sempre a me?”

Te lo dico senza girarci intorno: non sei tu ad essere sfortunato.

E non sei nemmeno disorganizzato.
Il fatto è che sei dentro un’azienda vera.
E dentro una vera azienda gli imprevisti sono la regola.

l’imprevisto non è un’eccezione. È una certezza.

Solo che nessuno ti prepara e nessuno ti dice che, quando progetti, non devi solo pensare a cosa vuoi ottenere, ma anche a cosa potrebbe andare storto.

Il paradosso è questo: anche se non puoi sapere quale sarà il prossimo imprevisto, puoi essere certo che arriverà.

E quindi, il vero problema non è quando succede.

Margine operativo: l’arma segreta delle PMI sane
Il vero problema è non avere margine per gestirlo.

Margine di tempo.
Margine di soldi.
Margine mentale.

Quando sei sempre al limite, ti basta un granello di sabbia per bloccare tutto l’ingranaggio.
E quando l’ingranaggio si blocca, non perdi solo tempo.
Perdi clienti, soldi, fiducia del team.

La soluzione non è avere un piano perfetto: è avere un piano con margine.

Te lo spiego come fossimo al bar: se gestisci un’azienda come se tutto andasse liscio, stai costruendo sulla sabbia.

Chiarisco il punto: non serve diventare paranoici.
Serve solo accettare che l’imprevisto non è una minaccia: è una condizione di lavoro.
E come ogni condizione, si può progettare.

In questo articolo vediamo come iniziare a farlo.

E lo facciamo con tre esempi pratici.
Nessuna teoria.
Solo casi che potresti vivere domani mattina.

Margine operativo: l’arma segreta delle PMI sane

Imprevisti e margine operativo vanno a braccetto. Uno arriva quando vuole, l’altro è quello che ti salva.

Il margine operativo è quella cosa invisibile che fa la differenza tra andare in tilt o reggere l’urto.
È la distanza tra il caos e la lucidità.
È ciò che ti permette di gestire un problema senza farti travolgere.

Purtroppo, tanti imprenditori confondono il margine con lo spreco.

“Se non lo uso, è inutile.”

La verità è un’altra.
Il margine è come l’airbag in macchina: se non ti serve, meglio.
Ma se ti serve e non ce l’hai, paghi caro.

Ti faccio un esempio semplice: Hai una produzione che lavora al 100%, con i turni tirati al massimo.
Ottimo, dirai.
Poi una macchina si rompe.
Risultato? Fermo tutto.
Se invece lavoravi all’85%, avevi margine per spostare risorse, recuperare, respirare.

il margine è la cosa che spesso tiene viva l’azienda.

E non parliamo solo di produzione.
Parliamo di persone, di budget, di tempi di consegna, di gestione clienti.
Ogni area ha bisogno di un minimo spazio di manovra.

Ecco alcune forme concrete di margine operativo:

• Tempo: pianificare con un buffer tra attività critiche, così puoi assorbire un ritardo senza sballare tutto.
• Persone: avere qualcuno formato per coprire ruoli chiave in emergenza.
• Cassa: tenere un cuscinetto liquido per affrontare spese impreviste.
• Piani alternativi: sapere già a chi rivolgerti se il tuo fornitore principale si blocca.

Mario, mio cliente toscano nel settore della logistica, lo dice spesso: “Quando va tutto troppo liscio, so che mi sto distraendo.”

La verità è che il margine operativo non è un lusso.
È una strategia.
Serve per proteggere ciò che conta: la continuità aziendale.

Ecco il punto:

non puoi evitare gli imprevisti, ma puoi costruire un’azienda che li regge.

Non con previsioni perfette ma con una struttura elastica.

Nei prossimi paragrafi vediamo tre casi concreti.
Tre situazioni dove il margine operativo avrebbe fatto (o ha fatto) tutta la differenza del mondo.

Imprevisti operativi (tipo quando si inceppa la macchina)

Gli Imprevisti operativi sono quelli che arrivano quando tutto è già in bilico e basta un piccolo evento a far saltare la catena.

Parliamo di produzione, di logistica, di routine quotidiana.
Tutte cose che sembrano andare avanti da sole.
Finché qualcosa non si inceppa.

Facciamo un esempio reale: Hai una piccola azienda che produce arredamento su misura.
Hai in consegna una commessa importante, tipo i mobili per un hotel.
Il tuo falegname più esperto – quello che rifinisce tutto prima della spedizione – si ammala durante il weekend.

Nessuno può sostituirlo in tempi brevi.
Il lavoro si ferma. La scadenza salta. Il cliente si arrabbia.
E tu perdi la faccia. E magari anche il contratto della prossima fornitura.

Chiariamoci: non puoi impedire un infortunio.
Quello che puoi fare è avere una persona formata per coprire almeno il 70% del suo ruolo.
Oppure avere già in tasca il contatto di un artigiano esterno, pronto a intervenire.

Altro scenario: lavori nel settore alimentare.
Un macchinario si blocca il giorno prima della consegna.
Serve un pezzo di ricambio, ma il fornitore ci mette una settimana (quando va bene).

Fine dei giochi? …Solo se non hai margine!

Il margine operativo, qui, è avere:

• una macchina alternativa (magari meno veloce, ma funzionante),
• un accordo già attivo con un laboratorio esterno,
• qualche giorno extra inserito nel piano di produzione.

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Attenzione a non confondere le due cose: avere un piano B non è essere pessimisti.

Vuol dire essere professionali.

Succede più spesso di quanto pensi.
Nel 2023, Sara – una mia cliente imprenditrice nel settore packaging – ha inserito una giornata di margine tra produzione e spedizione.
Tre volte, quella giornata le ha salvato un contratto.
Altre volte è servita semplicemente per far “respirare” le persone.

Questo è uno di quei casi in cui basta poco per evitare grossi danni.

Te lo spiego come fossimo al bar: il problema non è la macchina che si rompe.

Il problema è semmai quello di non avere una risposta pronta quando succede.

Nel prossimo esempio vediamo cosa succede quando l’imprevisto colpisce la cassa.
E lì, il margine diventa ancora più vitale.

Imprevisti finanziari: quando a mancare è l’ossigeno

Gli Imprevisti finanziari sono quelli che non fanno rumore.
Sono pericolosi perché ti tolgono il fiato.
Arrivano in silenzio e ti accorgi del danno solo quando è troppo tardi.

Un’azienda senza margine finanziario è come un sub senza bombola: va giù veloce e non può restare lì a lungo.

Vediamolo con un caso concreto.

Antonio (un mio cliente lombardo) gestisce una torneria meccanica da 12 anni.
A Maggio gli arriva una commessa importante da un nuovo cliente internazionale.
Tutto bene, fino alla data di pagamento.

La fattura da 38.000 euro viene messa in scadenza a 60 giorni.
Passano i giorni, niente soldi.
Prova a chiamare e il cliente risponde a metà.
Poi arriva la più bischera delle frasi: “ci vediamo a Settembre”

E poi il silenzio…

Intanto i fornitori bussano, gli stipendi si avvicinano.
Il fido bancario è già tirato.
E nel giro di due settimane, Antonio è costretto a scegliere.
Ovviemente privilegia i lavoratori e questo lo costringe a congelare alcuni ordini per mancanza di cassa.

Se avesse avuto un margine liquido anche solo del 10% rispetto al fatturato medio mensile, avrebbe resistito.

Ecco il punto: quando manca ossigeno, non ragioni più.
Rinunci a buone opportunità.
Ti chiudi e entri in quella che chiamo “modalità emergenza continua”.

E qui molti sbagliano.
Perché pensano che basti “fare attenzione alle spese”.
E non basta.

Serve costruire un sistema.
E il sistema parte dal margine.

Ecco tre leve che puoi attivare subito:

• Cuscinetto di liquidità: almeno 2-3 mesi di spese vive accantonate.
• Controllo clienti: tenere sotto monitoraggio chi paga in ritardo cronico.
• Diversificazione: se hai 5 clienti e uno rappresenta il 60%, sei esposto.

Te lo spiego in due parole:
il cliente che non paga non è l’imprevisto.
L’imprevisto è quello non avere un piano per gestirlo.

A volte il problema non è nemmeno un cliente.

• È il prezzo del gasolio che esplode.
• È la materia prima che raddoppia.
• È il mercato che si blocca dopo un’estate tranquilla.

Nessuno ti insegna queste cose, eppure fanno la differenza.
Chi si salva non è il più furbo.
È quello che ha spazio di manovra.

Nel prossimo esempio vediamo un altro tipo di scivolone: quello che succede quando il tuo budget è troppo ottimista.

Imprevisti nel budget: quando Excel non basta

Gli Imprevisti di budget sono quelli che non vedi arrivare anche se sulla carta sembrava tutto perfetto.

• Hai fatto i conti e sai che sono giusti
• Hai stimato tempi, costi, margini e tutto è OK
• Hai controllato due volte per scrupolo e tutto torna.

Poi parte il progetto.

E la realtà prende a schiaffi il foglio Excel.

Succede a tutti, anche ai più precisi.
Perché il budget è un’ipotesi.
E come tutte le ipotesi, funziona finché non entra in contatto col mondo vero.

Vediamolo con un esempio pratico.

Luca gestisce un’agenzia creativa.
A inizio anno pianifica un rebranding interno: nuovo sito, logo, materiali, formazione.
Fissa il budget a 15.000 euro che sembra più che sufficiente.

Dopo 3 mesi:

• Il sito ha richiesto più personalizzazioni del previsto (+2.800 euro),
• Il fotografo scelto è salito di prezzo.
• La consulenza per rivedere termini, condizioni e privacy non era stata considerata.

Tralasciando il fatto che il team ha poi chiesto del tempo extra per usare i nuovi strumenti.
⠀
Risultato?

Budget esploso.
Stress aumentato.
Obiettivi rimandati.

Il problema non è quanto spendi. È dimenticare che ci sono sempre degli scarti in aumento.

Te lo spiego in due parole:

un budget realistico è un budget che include l’incertezza.

Cosa puoi fare per non farti fregare?

• Inserisci un margine strutturale del 10-15% su ogni voce non blindata.
• Segna in rosso le spese “stimabili ma non certe”: lì serve attenzione.
• Prepara un piano di fase 2, da attivare solo se la prima rientra nei costi.
• Stima i tempi in modo prudente: quando i tempi si allungano, aumentano anche i costi indiretti.

Attenzione a non confondere le due cose: non si tratta di essere pessimisti. Si tratta di essere lucidi.

Molti pensano che un budget stretto sia sinonimo di morigerata efficienza: spesso è solo sinonimo di guai.

Un buon budget è uno strumento per prendere decisioni, non per illudersi.
Se metti tutto al centesimo senza spazio di assorbimento, stai aprendo la porta agli imprevisti.
Che non si fanno mai attendere più di tanto.

Ora rifletti un istante.
Guarda i tre esempi che hai appena letto.
Diversi settori, diverse situazioni, stesso errore di fondo: assenza di margine.

Prevedere l’imprevisto è una scelta strategica

Dopo tutto quello che hai letto gli imprevisti non dovrebbero più sembrarti anomalie.

Anzi, se gestisci un’azienda, dovresti considerarli parte del paesaggio.

Come la pioggia per un muratore.
C’è chi si ostina a costruire solo per giornate di sole.
E c’è chi si organizza anche per quando arriva il temporale.

Ecco il punto:

non puoi eliminare il caos, ma puoi smettere di subirlo.

Hai visto tre esempi concreti:

• Operativi, quando la macchina si ferma o il collaboratore sparisce.
• Finanziari, quando la cassa si svuota per colpa di altri.
• Di budget, quando Excel si illude e la realtà lo smentisce.

In tutti e tre i casi, il vero problema non è mai stato “quello che è successo”.
Il vero problema è arrivare impreparati.
E qui arriva la scelta.

Puoi continuare a inseguire gli eventi.
A reagire e tappare buchi ogni volta che saltano fuori.
Oppure puoi progettare in modo intelligente.

Questo lo fai con imargini, con i piani B e con sistemi che reggono anche quando le cose vanno storte.

Facciamo il punto della situazione.
Se guardi la tua azienda oggi, quante aree sono al limite?
Dove ti basterebbe un ritardo, un imprevisto, un cliente che si blocca per mandarti in affanno?

Non servono grandi cambiamenti.

Ti basta iniziare con il piede giusto.

• Un 5% in più di tempo sui progetti.
• Un piccolo fondo emergenza in cassa.
• Un backup per i ruoli chiave.
• Un modo più prudente di scrivere il budget.

Non serve essere un esperto: serve metodo.

E il metodo non è una gabbia.
È una rete.
La rete che ti salva quando il trapezio sparisce.

Nessuno ti chiede di prevedere il futuro.
Ti basta accettare che l’imprevisto arriverà.
E costruire adesso una struttura che lo possa assorbire.

Ora la palla passa a te: meglio pensarci prima che correre ai ripari.

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